Ben jij ook constant op zoek naar jouw bestanden, taken en notities en ben jij het zat om jouw kostbare tijd te verspillen?
Te veel informatie
Uit een onderzoek onder 1.700 werknemers in de VS, China, Zuid-Afrika, Engeland en Australië blijkt dat meer dan 60 procent van de kantoorwerkers vindt dat ze hun werk niet altijd goed genoeg kunnen uitvoeren omdat ze de benodigde informatie niet snel genoeg kunnen vinden of verwerken.
Bovendien zeggen alle respondenten dat de hoeveelheid informatie die ze voor hun kiezen krijgen alleen maar toeneemt en dat er binnenkort een punt zal komen waarop ze simpelweg niet meer aan kunnen. Tegelijkertijd stellen de respondenten dat een derde tot de helft van de informatie die ze op hun werk onder ogen krijgen niet essentieel is om hun werk te kunnen doen. Hier valt dus nog het een en ander te verbeteren.
Volgens een onderzoek van Microsoft zijn wij ook zo’n 240 uur per jaar aan het zoeken en besteden wij 40 dagen aan het opnieuw doen van wat we vergeten zijn.
Wij hebben nooit echt geleerd hoe wij onze informatie, apps, bestanden, taken en notities het beste kunnen ordenen en inrichten. We doen eigenlijk maar wat. Wij zien vaak door de bomen het bos niet meer, hebben behoefte aan meer overzicht, minder afleiding en vooral rust in ons hoofd.
Voorwaarden
Informatie zou volgens Aslander, Broere en Meinema aan de volgende voorwaarden moeten voldoen:
- Makkelijk op te slaan
- Makkelijk doorzoekbaar
- Filterbaar
- Makkelijk te ordenen
- Makkelijk te herordenen
- Makkelijk meta-dateerbaar: het voorzien van meerder labels om zaken sneller terug te kunnen vinden
- Makkelijk te delen met anderen
Voldoen jouw systemen aan de bovenstaande voorwaarden?
Welk systeem gebruik jij voor al jouw notities? Het is aan te bevelen om een toegankelijke systeem te gebruiken die synchroniseert met al jouw devices zodat je elk idee of elke aantekening waar je ook bent meteen op de goede plek kunt zetten en jouw hoofd meteen "leeg" kunt maken.
De juiste oplossing
Informatieoverload is niet alleen een probleem voor de werknemers omdat het tot stress leidt en ten koste gaat van het werkplezier, het geeft ook grote (negatieve) gevolgen voor de productiviteit en daarmee op de winst van ondernemingen. Werkgevers zouden dan ook moeten investeren in de juiste oplossingen. Dit kan door geld en aandacht te besteden aan bijvoorbeeld cursussen voor werknemers om beter met informatie om te kunnen gaan en de herinrichting van de online werkplek om de informatie beter te beheren.
Meer over dit onderwerp
Wil jij meer weten en meepraten over dit onderwerp en jouw informatie voor eens en voor altijd op orde krijgen?
Word dan nu lid van Minder Druk.
Doe je mee?
