Werk slimmer met Microsoft 365

Ik werkte vroeger van 's ochtends vroeg tot 's avonds laat en kon mijn werk thuis nooit loslaten. Ik was druk met het ontwikkelen van onderwijs voor de ArtEZ Popacademie, het beantwoorden van soms 120(!) mails per dag, het voorbereiden van mijn lessen, lesgeven, coachen, het bouwen van online leer- en werkomgevingen, spreekuren, vergaderen, deadlines halen, branden blussen en veel, heel veel dingen onnodig dubbel doen. Daarnaast was ik ook nog veel tijd kwijt met het zoeken naar die "ideale" productiviteits-apps die mijn leven uiteindelijk zouden verbeteren terwijl het allemaal al binnen handbereik lag...

Ingesleten werkpatronen

Waar ik jaren geleden na het analyseren van mijn eigen werkpatronen achter kwam:

  • Ik deed eigenlijk maar wat. Wist ik veel. Ik heb ook nergens geleerd hoe ik mijn werk het beste kon indelen en organiseren
  • Ik bleek vaak druk te zijn met het opruimen van de gevolgen van ondoordacht werken 
  • Ik had geen logische volgorde waarin ik mijn taken afhandelde en kon daardoor geen routine opbouwen 
  • Door een structureel gebrek aan overzicht handelde ik mijn taken vaak af op volgorde van binnenkomst in plaats van op basis van prioriteit
  • Ik was daardoor vaak druk bezig met vliegen vangen terwijl er ergens anders iets in de brand stond. Wat ik niet rook kreeg simpelweg geen aandacht. Ik ben daardoor wel superhandig geworden in het blussen van branden maar heb toch geleerd dat tijd investeren in het voorkomen van een brand door vooruitdenken veel beter werkt, minder paniek en ook minder schade oplevert
  • Ik had geen focus, een overload aan prikkels en informatie en een vol bureaublad. Ik werd ook constant afgeleid door alle inkomende meldingen
  • Al mijn informatie was verspreid over de meerdere computers en meerdere devices. Alle computers en devices waren ook nog eens anders ingericht. Ik was een groot gedeelte van mijn kostbare tijd kwijt aan het zoeken naar de juiste informatie, taken, notities en bestanden om met een taak aan de slag te kunnen, dat werkte demotiverend en het werkte uitstelgedrag in de hand
  • Ik had geen structuur / systeem in mijn agenda, ik plande alles in wat op mij af kwam totdat mijn agenda vol was
  • Ik was van 's morgens vroeg tot 's avonds laat bezig met het wegwerken van e-mails en deed daarbij heel veel onnodig dubbel
  • Ik liet mij teveel leiden door de to-do lijst van anderen
  • Ik werd geregeerd door de waan van de dag, kwam niet toe aan de belangrijke zaken en mijn to-do list werd steeds langer 
  • Ik was wel druk, maar niet productief

Eerst denken dan doen

Ik ben hard gaan nadenken over hoe het allemaal beter kon en ben daar volledig in doorgeslagen. Ik heb mij zwaar ingelezen in alle boeken, artikelen en online cursussen die ik maar kon vinden over productiviteit. Ik investeerde gemiddeld 1,5 uur per dag aan lezen en schrijven over onderwerpen waarmee ik mijn drukte kon beperken. Die tijd maakte ik vrij door het "inleveren" van 1 Netflix film. Deze investering bleek later het fundament te zijn voor mijn nieuwe manier van werken, een veel leuker leven en uiteindelijk mijn bedrijf.

Met de binnen ArtEZ opgedane kennis en ervaring met het bouwen van online leer- en werkomgevingen in Microsoft 365 / SharePoint heb ik uiteindelijk mijn "persoonlijk online werkplek" ontwikkeld voor mijn eigen werkzaamheden. Deze plek fungeert als een intranet voor al mijn werkzaamheden waarin alle onderdelen met elkaar verbonden zijn. Dit werd een van mijn allergrootste time-savers:

  • Al mijn apps, taken, notities en bestanden zijn nu vanaf 1 plek in de browser benaderbaar waar ik ook ben, op alle devices
  • Alles wat ik nodig heb om mijn werk uit te kunnen voeren is binnen maximaal 2 klikken bereikbaar, ik hoef nooit meer te zoeken
  • Ik heb overal dezelfde, super-clean user interface op al mijn computers, tablets of telefoon en kan zonder afleiding met focus werken
  • Ik werk veel efficiënter met meer routine door een vaste, goed doordachte workflow
  • De inrichting van mijn online werkplek is gebaseerd op de juiste volgorde van belangrijkheid in afhandeling van taken:
  1. Mijn agenda waarin al mijn deadlines van projecten en taken automatisch in komen te staan, de agenda is mijn vertrekpunt
  2. Microsoft Planner voor de inrichting van mijn projecten inclusief alle gedeelde taken met een overzicht van de status van alle onderdelen. Alle deadlines staan automatisch in mijn agenda
  3. Mijn taken waar al mijn project-taken en emails met een vlag ook automatisch in verschijnen
  4. Mail met een logische mappenstructuur en mailregels die mij veel werk en onrust uit handen nemen
  5. Mijn notities inclusief mijn gedeelde notities op 1 plek

Hoe ik werk

In deze video kun je zien hoe ik ermee werk:


Ik ben superblij met deze online werkplek en kan mij echt niet meer voorstellen hoe ik mijn werk voorheen zonder deze plek heb kunnen organiseren. Het heeft mij de mogelijkheid gegeven om naast een fulltime baan nog een eigen bedrijf te runnen en toch alle vrijheid te voelen, overzicht te behouden en de rust in het hoofd te ervaren waar ik altijd naar op zoek was.

Online cursus

Er was een periode waarin ik deze online werkplek ook bouwde voor bedrijven. Ik heb de kennis die daar voor nodig is nu vertaald naar een online cursus waarmee je jouw persoonlijke online werkplek moeiteloos, stap voor stap met heldere video-instructies helemaal zelf kunt maken. Je kunt de werkplek hierbij volledig naar jouw eigen smaak inrichten.

Voorkennis is niet nodig, je hoeft ook niet technisch te zijn. Het enige wat je nodig hebt is een Microsoft 365 account, dat kan ook het account van jouw werkgever zijn.

Om jouw productiviteit te boosten leer ik je ook op een hands-on-manier hoe je de handige apps binnen Microsoft 365 met simpele stappen direct in jouw voordeel kunt gebruiken. Ook leer ik je hoe jij jouw agenda optimaal kunt inrichten én de baas wordt over jouw inbox.

Jij ook slimmer werken?

Wil jij ook slimmer werken met meer overzicht en meer rust in je hoofd? Meld je dan nu aan voor de cursus Persoonlijke online werkplek in Microsoft 365.

Meer informatie


Over de schrijver
Met de Minder Druk Academie, de slimme online werkplekken in Microsoft 365 en workshops draagt Minder Druk bij aan het verminderen van de werkdruk en het verhogen van de productiviteit en werkplezier. Een uniek en samenhangend aanbod dat gericht is op het bereiken van meer vrijheid, overzicht, rust in je hoofd en optimale resultaten voor jou persoonlijk of voor jouw bedrijf.
Reactie plaatsen