Hoe word ik de baas over mijn inbox?
1 min. leestijd

Hoe word ik de baas over mijn inbox?

E-mail verstoord ons dagelijks leven. Een studie uit 2015 toont aan dat mensen die constant hun email checken meer stress ervaren dan mensen die dat niet doen. Een werknemer ontvangt gemiddeld 147 emails per dag en is 2,5 uur per dag bezig met het behandelen van email (30% van de dag).

Feiten en cijfers

  • De gemiddelde werknemer checkt zijn email gemiddeld 11 keer per uur, dat is 88 keer per dag!
  • 50% van de mensen checken hun email voor het ontbijt. Als je dat doet laat je anderen jouw todo-lijst / prioriteiten bepalen
  • 28% van de week wordt gespendeerd aan email, dit is gelijk aan 11 uur / 1048 uur per jaar
  • 50% checkt zijn werkmail ook thuis, niet meer doen
  • Gemiddeld 124 mails per dag, meer dan 600 per week
  • De meeste emails zijn onnodige tijdverslinders
  • Een e-mailverslaving weerhoudt ons van de belangrijkere dingen in het leven

Medewerkers gooien te gemakkelijk mails over de schutting. Toen de communicatie nog per brief ging met een postzegel werd er in ieder geval nog voor de wandeltocht naar de brievenbus eerst nagedacht of het bericht de moeite waard was om te versturen. Wij zijn in een keer overgestapt zonder daar eerst afspraken over de maken en na te denken hoe je e-mail nou het beste kunt aanpakken. Als wij mailen werken we meestal op de automatische piloot, maar we hebben die piloot alleen nooit echt geleerd hoe te vliegen.

We zijn meestal gefocused op het in zo weinig mogelijk tijd zo snel mogelijk wegwerken van de mails en niet op het optimaliseren van het proces. Blijf jij dweilen met de kraan open of ga je de kraan gedeeltelijk sluiten zodat de wasbak niet meer overloopt?

Een van mijn belangrijkste timesavers als hoofd van de ArtEZ Popacademie is dat ik nu veel minder mails ontvang dankzijn heldere, eenvoudig toe te passen strategieën. Ik geef hanteer heldere regels waarover studenten mij wel en niet over kunnen mailen en maak heldere afspraken over o.a. interrupties op mijn werkplek. De extra tijd die ik nu over heb investeer ik in de vragen die echt aandacht nodig hebben.

Wees duidelijk waar je wel en niet over gemaild kan worden en maak binnen jouw werkomgeving heldere afspraken over mailbeleid. Zorg ook voor een heldere informatievoorziening binnen jouw organisatie zodat je minder vragen krijgt en naar de antwoorden kan verwijzen.

Meer over dit onderwerp

Wil jij meer weten over dit onderwerp en controle krijgen over jouw inbox?

Wacht dan niet langer en meld je nu aan.

Doe je mee?

Ja, ik wil mijn drukte aanpakken

Over de schrijver
Met de Minder Druk online cursussen & community, de slimme online werkplekken in Microsoft 365, de 1 op 1 coachingstrajecten en trajecten voor bedrijven draagt Minder Druk bij aan het verminderen van de werkdruk en het verhogen van de productiviteit en werkplezier. Een uniek en samenhangend aanbod dat gericht is op het bereiken van meer vrijheid, overzicht, rust in je hoofd en optimale resultaten voor jou persoonlijk of voor jouw bedrijf.