Hoe word ik de baas over mijn inbox?
5 min. leestijd

Hoe word ik de baas over mijn inbox?

E-mail verstoord ons dagelijks leven. Een studie uit 2015 toont aan dat mensen die constant hun email checken meer stress ervaren dan mensen die dat niet doen. Een werknemer ontvangt gemiddeld 147 emails per dag en is 2,5 uur per dag bezig met het behandelen van email (30% van de dag). 

Feiten en cijfers

  • De gemiddelde werknemer checkt zijn email gemiddeld 11 keer per uur, dat is 88 keer per dag!
  • 50% van de mensen checken hun email voor het ontbijt. Als je dat doet laat je anderen jouw todo-lijst / prioriteiten bepalen
  • 28% van de week wordt gespendeerd aan email, dit is gelijk aan 11 uur / 1048 uur per jaar
  • 50% checkt zijn werkmail ook thuis, niet meer doen
  • Gemiddeld 124 mails per dag, meer dan 600 per week
  • De meeste emails zijn tijdverslinders (Pareto)
  • Een e-mailverslaving weerhoudt ons van de belangrijkere dingen in het leven. Neem controle door te identificeren wat betekenisvol is voor jou

Medewerkers gooien te gemakkelijk mails over de schutting. Toen de communicatie nog per brief ging met een postzegel werd er in ieder geval nog voor de wandeltocht naar de brievenbus eerst nagedacht of het bericht de moeite waard was om te versturen. Wij zijn in een keer overgestapt zonder daar eerst afspraken over de maken en na te denken hoe je e-mail nou het beste kunt aanpakken. Als wij mailen werken we meestal op de automatische piloot, maar we hebben die piloot alleen nooit echt geleerd hoe te vliegen. 

We zijn meestal gefocused op het in zo weinig mogelijk tijd zo snel mogelijk wegwerken van de mails en niet op het optimaliseren van het proces. Blijf jij dweilen met de kraan open of ga je de kraan gedeeltelijk sluiten zodat de wasbak niet meer overloopt?

Een van mijn belangrijkste timesavers als hoofd van de ArtEZ Popacademie is de onderstaande mail die ik standaard bij aanvang van een nieuw studiejaar aan alle nieuwe eerstejaars studenten stuur. Ik geef hier heldere regels aan waarover ze mij wel en niet kunnen mailen en maak afspraken over het niet interrumperen op mijn werkplek. De tijd die ik nu win kan ik nu investeren in vragen die echt aandacht nodig hebben, voor urgente zaken ben ik altijd bereikbaar.

Wees duidelijk waar je wel en niet over gemaild kan worden en maak binnen jouw werkomgeving heldere afspraken over mailbeleid. Zorg ook voor een heldere informatievoorziening binnen jouw organisatie zodat je minder vragen krijgt en naar de antwoorden kan verwijzen.

Mailvoorbeeld

Hoi allen, 

Om jullie en mijzelf beter van dienst te kunnen zijn zou ik graag de volgende afspraken willen maken aangaande mailbeleid en de onderbrekingen op mijn kantoor. Mijn doel is hierbij om mijn tijd zo optimaal mogelijk voor jullie in te kunnen zetten.

Mailbeleid

Ik ontvang ongeveer 100 mails per dag. Het grootste deel van die mails gaan over zaken die op de leeromgeving te vinden zijn, er zitten vaak onnodige vragen tussen, ook niet alle CC’s blijken relevant.

Bij deze het uitdrukkelijke verzoek om bij eventuele vragen of onduidelijkheden eerst op de leeromgeving te kijken en te kijken of de vraag niet op een andere manier beantwoord kan worden (door medestudenten, klassenvertegenwoordigers, tutoren of jouw eigen docent). De tijd die ik over hou kan ik dan gebruiken om de relevante vragen tijdig en met de nodige zorg en aandacht te beantwoorden. 

Voor de lastige vragen verwijs ik jou standaard naar mijn inloop- en/of spreekuur, mail is dan (zeker) niet het beste communicatiemiddel. Mijn ervaring leert dat 1 complexe vraag 10 nieuwe onduidelijke mails kan opleveren en dat het vaak in een gesprek van een paar minuten naar tevredenheid kan worden afgehandeld. In mijn inloopuur blijkt er ook vaak nog genoeg gelegenheid te zijn om mij te spreken. Vragen van studenten jaar 4 + beantwoord ik verder zo veel mogelijk tijdens de studiegroep 4+ (mocht dit nog niet in jouw app staan dan kun je daarvoor bij de onderwijsorganisatie terecht).

Gelukkig horen ook niet alle onderwerpen bij mij:

Voor alle zaken aangaande het rooster graag contact met de onderwijsorganisatie, alleen zij gaan daar overVoor alle zaken aangaande nog niet verwerkte resultaten van andere docenten graag contact met de betreffende docent, alleen zij gaan daar over. Als docenten niet reageren kom ik pas in beeldAlle zaken aangaande de studieloopbaan horen bij de studieloopbaanbegeleiderAls je een mail stuurt, zorg er dan voor dat jouw vraag duidelijk geformuleerd is en hou het kort / krachtig maar wel zo volledig mogelijk, ik kan het e.e.a. dan sneller voor je afhandelen.

Kantoor: Do Not Disturb …tenzij echt noodzakelijk

Onderzoek heeft uitgewezen dat een gemiddelde werknemer om de 11 minuten wordt onderbroken bij zijn of haar werkzaamheden. Per onderbreking heeft ons brein 20 minuten de tijd nodig om weer met de volle aandacht in een taak terug te keren, dat is bij elkaar opgeteld een kwart van een werkdag(!)

Bij deze het verzoek om mij wanneer ik op mijn kantoor aan het werk ben alleen te onderbreken wanneer het echt noodzakelijk is en echt niet kan wachten. Voor alle overige zaken stuur je een mail of verwijs ik je naar mijn inloop- en/of spreekuur. Hiermee voorkomen wij dat jij teleurgesteld bent omdat ik op dat moment geen tijd voor je heb, wij voorkomen dan ook dat mijn collega’s uit hun flow worden gehaald. Veel vragen die ik aan de deur krijg gaan over zaken die ik sowieso via mail moet afhandelen of doorsturen om je verder te kunnen helpen, mailen is in dat geval dus ook gewoon beter. Ik kan ook sneller reageren wanneer ik minder mails binnen ga krijgen.

Echt urgent?

Voor echt urgente zaken die niet via de mail kunnen of niet in mijn inloop- en spreekuren passen ben ik altijd bereikbaar, indien nodig ook tijdens een les, ’s avonds telefonisch en in het weekend.

Vertrouwend op jullie begrip en hopende op jullie medewerking,

Met vriendelijke groet,

Davy de Wit

Hoofd ArtEZ Popacademie | ArtEZ Conservatorium | ArtEZ hogeschool voor de kunsten

van Essengaarde 10 | 7511 PN Enschede | kamer 2.27

f: 053 48 28 120 (direct) | 053 48 28 100 (receptie) | 06 4321 95 50 (privé)

e: d.dewit@ArtEZ.nl | skype: davydewit1968

w: www.popacademie.nl | www.artez.nl | www.minderdruk.nl 

Inloopuur studenten (voor snel af te handelen zaken): woensdag 16:00 – 17:00

Spreekuur studenten donderdag 10.00 – 11.30, afspraak maken via de ELO

Kijk of een soortgelijke mail ook voor jouw kan werken. Welke afspraken ga je met jouw omgeving maken?

Meer over dit onderwerp

Wil jij meer weten en meepraten over dit onderwerp en controle krijgen over jouw inbox?

Dan is de Minder Druk Academie echt iets voor jou!

In de gratis Minder Druk Community kun je handige tips, tricks en inspiratie met elkaar delen, gaat het beperken van jouw drukte sneller, is het leuker en behaal je bovendien sneller een beter resultaat. 

Doe mee en ontvang direct de gratis introductiecursus + cursus slimmer studeren + de webinars.

Gratis account aanmaken

Meer informatie

Over de schrijver
Met de Minder Druk Academie, de slimme online werkplekken in Microsoft 365 en workshops draagt Minder Druk bij aan het verminderen van de werkdruk en het verhogen van de productiviteit en werkplezier. Een uniek en samenhangend aanbod dat gericht is op het bereiken van meer vrijheid, overzicht, rust in je hoofd en optimale resultaten voor jou persoonlijk of voor jouw bedrijf.
Reactie plaatsen