De apps die ik gebruik

Hoofdstuk Vooruitgang
0% voltooid

Hieronder zie je een overzicht van enkele apps die ik op dit moment gebruik om de drukte de baas te zijn.

a] Taken: OmniFocus

b] Pomodoro: Focus

c] Aantekeningen / archief: Evernote 

d] Ideeën en brainstorm: MindManager

e] E-mail: Outlook

f] Speed reading: Outread

g] Day One: Journal

h] Apple Watch

Toelichting

a] OmniFocus

Omnifocus gebruik ik op de volgende manier voor het organiseren van mijn taken:

1] “To do list” mag geen  “what I should have done list” worden

2] GTD (braindump / archiveren), meestal ingesproken via mijn Apple Watch in OmniFocus

3] Mijn agenda wordt automatisch ingelezen (zie hoofdstuk 6. Uitwerking agenda)

4] Ik kan taken exporteren naar Evernote wanneer het een groter project is waar ik documenten bij nodig heb

5] Ik heb een Workflow- map gemaakt waarin ik al mijn jaarlijks terugkerende mails (die al geschreven zijn, deze mails hoef ik alleen nog maar bij te stellen wanneer dat nodig is) en acties heb klaarstaan. Ik zie automatisch op welke dag ik welke actie moet ondernemen of welke mail ik moet sturen, ik kan de mails direct vanuit de app doorsturen. Als ik de taak afvink wordt deze automatisch opnieuw aangemaakt voor het volgende jaar

6] Ik gebruik maximaal 3 mappen: Inbox, Archief en Workflow

7] Heldere tag-structuur, je kunt meerdere tags aan een item koppelen waardoor het via meerdere invalshoeken vindbaar is. Ik gebruik bijvoorbeeld tags met de namen van personen waarmee ik samenwerk, tags met prioriteit hoog laag etc.

8] In Omnifocus kun je locaties aan tags koppelen, zo word ik bijvoorbeeld automatisch gewaarschuwd als ik bij de Jumbo in de buurt ben met de boodschappenlijst

9] Wanneer ik bij een bepaalde taak informatie nodig heb uit Evernote link maak ik een directe link aan in  OmniFocus zodat ik meteen bij de relevante informatie ben

10] Ik gebruik Chonify om alle Evernote reminders automatisch in mijn agenda te zetten, vanuit daar verschijnen ze in OmniFocus zodat ik 1 app heb waarin alles bij elkaar komt

11] Geplande items kunnen ook juist tot uitstel leiden, wanneer ik tijd over heb kijk ik in de prognose vooruit en handel ik af wat afgehandeld kan worden

Indeling Projecten Tags:

b] Focus (Masterbuilders)

Ik werk met de Pomodoro techniek. Bij Pomodoro gaat het om full-focus en zonder afleiding werken in blokken van 25 minuten met daartussen 5 minuten pauze en een grotere pauze in de middag. De Focus-app houdt de tijd bij en waarschuwt mij wanneer ik pauze moet nemen. Ik kan mijn taken vanuit Omnifocus in de app slepen om er vervolgens in Pomodoro-tijd aan te werken. De app houdt alle statistieken bij en analyseert mijn productiviteit over een bepaalde tijdsperiode.

De app is beschikbaar voor Mac, iPhone, iPad en AppleWatch

c] Evernote

1] Evernote is platform onafhankelijk notitie-programma en kan vanuit zowel Mac als Windows gebruikt worden

2] Evernote gebruik ik voor projecten met meerdere taken en documenten, ik kan aan reminders koppelen aan de documenten. Bij vergaderdocumenten zet ik een reminder op de begintijd zodat ik de documenten automatisch op mijn bureaublad zie verschijnen als de vergadering begint

3] Al mijn werkdocumenten staan in Evernote, ik heb op mijn Mac alleen maar 1 map waarin ik alles dump ter archivering maar gebruik die niet. Alle documenten zijn binnen Evernote op al mijn apparaten in sync

4] Ik gebruik veel standaard templates: terugkerende templates hoef je maar 1 keer te maken en bij te stellen wanneer nodig

5] Ik gebruik zo weinig mogelijk mappen

6] Heldere tag-structuur gebaseerd op waar, wie, wanneer en diversen

7] Elk stukje informatie, project, lesmateriaal is in maximaal 2 klikken te benaderen, alle informatie inclusief de bijlagen zijn in sync op al mijn apparaten

Indeling mappen Davy:

Indeling tags Davy:

Indeling snelkoppelingen Davy:

d] Mindmanager

Ik gebruik het programma MindManager van Mindjet (Mac) en iThoughts (iOS) om te brainstormen en gedachten in een mindmap te ordenen, dit geeft mij overzicht en zorgt voor een goede ordening van de informatie op hoofdlijnen. In MindManager kan de mindmap-structuur direct geconverteerd worden naar tekst met de juiste hoofdstukindeling. 

e] Outlook

Outlook gebruik ik voor mijn emails en gebruik daarbij de volgende richtlijnen:

1] Veel mails sturen = veel mails ontvangen. Het mailverkeer zoveel mogelijk beperken en niet zomaar iets over de schutting gooien

2] Niet op alle mails antwoorden, die krijg je dan ook niet terug

3] Mails kort en altijd beginnen met de vraag, daarna context

4] Terugkerende mails doe ik vanuit mijn workflow  in Omnifocus

5] Alle inkomende mail laat ik via regels automatisch categoriseren in mappen. Zo staan de mails vanuit mijn map Management op prio 1 en de mails waar ik in de CC sta op prio laag. Die map bekijk ik alleen op de vrijdag, de ervaring leert dat ik die mails alleen hoef te archiveren of weg te gooien, dat doe ik in een kwartier

6] Alle notities met een reminder verschijnen automatisch in de map “Evernote”

7] Maximaal 3 keer per dag mail checken:

a] Checken / categoriseren zie onder | binnen 2 min? -> deleten / archiveren / afhandelen (15 min)

b] Checken / categoriseren zie onder | binnen 2 min? -> deleten / archiveren / afhandelen / behandelen (15 min)

c] Checken / categoriseren zie onder | binnen 2 min? -> deleten / archiveren / afhandelen / behandelen (30 min)

8] Elke dag mappen leegmaken, zaken waar ik niet aan toe kom plaats ik in de map Behandelen, zaken die urgent zijn plaats ik in de map Urgent

9] Bij de keuze wat te doen met de inkomende mail gebruik ik 3 categorieën met geautomatiseerde acties:

a] Onbelangrijk: deleten / archiveren

b] Belangrijk / urgent -> Urgent

c] Belangrijk / niet urgent -> Behandelen 

Indeling mappenstructuur Davy:Alle mails worden via de Outlook regels automatisch in de juiste map gezet. Mails worden verwerkt op basis van prioriteit, zo bekijk ik de map CC een keer per week. In de Evernote map worden automatisch de reminders uit Evernote geplaatst.

f] Outread

Deze app gebruik ik voor het speed-readen van de grotere documenten zonder verlies van begrip. Ik kan er documenten in openen en de snelheid van de gemarkeerde te lezen tekst bepalen en gradueel toe laten nemen. Ook de breedte van de markering kan ik hierbij instellen. Met deze app optimaliseer ik mijn focus en ik leer om mijn ogen meer efficiënt door de tekst te bewegen, niet per woord maar per groep woorden. De tekst hardop meelezen of meedenken doe ik niet omdat het vocaliseren het proces vertraagd. Ons brein kan 400 woorden per minuut (wpm) processen, onze spraaksnelheid is gemiddeld 150 woorden per minuut. Met deze app kan de leessnelheid toenemen met 300%.

g] DayOne

De app Day One gebruik ik voor reflectie. Dagelijks post ik wat ik heb meegemaakt (privé en zakelijk) waar je dankbaar voor bent, wat goed ging, wat niet goed ging, welke doelen ik wel en niet heb behaald. Dit om patronen, lijnen, behaalde- en niet behaalde doelen te ontdekken en om te kijken of de resultaten in relatie staan tot mijn voorgenomen doelstellingen.

h] Apple Watch

Ik gebruik mijn Apple Watch voor o.a. het beheren van taken (Omnifocus) en notities (Evernote). Ik kan taken en tekst via spraak toevoegen.