Alles over prioriteren

Hoofdstuk Vooruitgang
0% voltooid

  1. Welke keuzes ga je maken om de werkdruk te verlagen?
  2. Welke onderdelen kun je delegeren?
  3. Wat ga  je niet meer doen? 

Levensverwachting

De gemiddelde levensverwachting in Nederland 2016 (Bron: Volksgezonheid en Zorg)

Man: 79,9 jaar

Vrouw: 83,1 jaar

  1. Omcirkel in de onderstaande tabel willekeurig gepasseerde jaren aan en probeer bij elk jaar zoveel mogelijk herinneringen op te halen
  2. Vraag jezelf af hoe vaak je hierbij aan werk hebt gedacht
  3. Waar heb je je indertijd druk om gemaakt?
  4. Wat was het effect daarvan?
  5. Omcirkel jouw leeftijd over 20 jaar en kijk terug naar jouw huidige omstandigheid
  6. Waar maak je je druk om?
  7. Wat zal het effect daarvan zijn op langere termijn?
  8. Kijk naar hoeveel tijd je nog over hebt
  9. Waar leg jij de prioriteiten voor die aankomende tijd?

Man

Vrouw

Doelen

Leven met doelen en gevisualiseerde stappen hoe die doelen te bereiken leveren de optimale resultaten op.

  • Wat zijn jouw waarden en doelen?
  • Wat is belangrijk voor jou, waar hou je van?
  • Wat heeft de grootste invloed op jouw leven?
  • Wat heeft de grootste invloed op langere termijn?
  • Wat heb jij echt nodig? Wat zijn enkel verlangens?
  • Welke verplichtingen zijn essentieel?
  • Welke projecten die je nu doet staan in relatie tot jouw hogere doelen?
  • Welke bezittingen heb je echt nodig?

Onderzoek jouw prioriteiten en denk hierbij in de volgende horizonnen:

  • Vloer: huidige taken, reminders, emails
  • Horizon 1: huidige projecten
  • Horizon 2: gebied van taken en verantwoordelijkheden
  • Horizon 3: 1 tot 2 jaar doelen
  • Horizon 4: lange termijn visie
  • Horizon 5: levensdoelen, reden tot bestaan, doel van het leven

Prioriteer van achter naar voor, werk mag nooit voor het persoonlijke leven gaan.

Tips

  • Gebruik aan het eind van iedere dag 10 minuten om jouw prioriteiten voor de volgende dag te stellen
  • Gebruik de Eisenhower kwadranten om te inventariseren wat belangrijk / niet belangrijk is en wat urgent en niet urgent is 
  • Gebruik de Prioriteitenmatrix om te inventariseren hoe je de tijd het beste kunt verdelen
  • Hoe zit jouw begrafenis of jouw 80e verjaardag er uit? Wie zijn daar aanwezig, wat zeggen zij over jou en wat heb jij bereikt?
  • Vraag je af wat je vandaag zou doen als dit de laatste dag van jouw leven zou zijn
  • Noem bij alles wat je doet het woord “omdat” om er achter te komen of de reden dat je het doet wel legitiem is
  • Delegeer of elimineer 80% van de activiteiten
  • Begin de dag met de belangrijke taken voordat je aan de mail begint
  • Doe niet wat anderen van jou verwachten of wat noodzakelijk lijkt, doe wat goed voor jou is

Prioriteitenmatrix

Zet al jouw activiteiten in de prioriteitenmatrix, deze is gebaseerd op de Covey-kwadranten

Stappenplan:

  1. Doelen bepalen, formuleer je belangrijkste doelen SMART. 
  2. Bepaal de volgorde
  3. Bepaal per taak het kwadrant: draagt deze taak wel of niet bij aan jouw doelen?
  4. Start met de taken in kwadrant 1: uitstel van deze taken heeft grote negatieve gevolgen
  5. Ga naar kwadrant 2: deze taken dragen direct bij aan je doelen en hebben prioriteit
  6. Stel de 3 tijdwinst-vragen over alles in kwadrant 3 en 4, deze kwadranten dragen niet bij aan jouw doelen. Minimaliseer de tijd die je aan deze kwadranten besteedt door de 3 tijdwinst-vragen te stellen:
    1. Is niet doen een optie?
    2. Kan ik iemand anders vragen?
    3. Hoe kan ik dit in de kortst mogelijke tijd wegwerken?

Denken vanuit budget

Om te kunnen bepalen waar de prioriteit moet liggen kun je het onderstaande schema gebruiken om jouw tijd fictief te budgetteren. Je krijgt dan inzicht wat de waarde van jouw tijd is in relatie tot de keuzes die je moet maken.

Stenen, kiezels en zand (Stephen Covey)

Je neemt een grote pot en vult die met grote stenen. Als de pot propvol is, vul je de leemtes met kiezels tot er niet een meer bij kan. Tot slot vul je de pot aan met zand. Schud de pot leeg en vul hem opnieuw, maar nu in de omgekeerde volgorde: eerst dezelfde hoeveelheid zand, dan dezelfde hoeveelheid kiezels en tot slot de grote stenen. Je merkt dat je dit keer maar een paar grote stenen in de pot kunt persen.

Pak eerst de grote stenen aan en pas dan de kiezels en daarna pas het zand. Focus op de belangrijke dingen en plan de minder belangrijke dingen hieromheen.